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La fin de bail en entreprise est un événement marquant qui engage des discussions et des remises en question en interne. Rester en place ? Changer de locaux ? Un nouveau champ de possibilités s’offre à vous.
L’approche budgétaire et organisationnelle entre également en compte en plus des questionnements sur les nouveaux modes de travail. Nous avons interrogé Audrey, chargée d’affaires chez Groupe Global. Elle nous a partagé ses retours d’expériences et ses conseils pour anticiper la fin de bail. On vous dit tout !
Une fin de bail, un nouveau champ de possibilités
Je souhaite m’agrandir
Que ce soit au bout de 3 ans, de 6 ans ou même de 9 ans, la volonté de s’agrandir peut apparaître comme une solution idéale. De quoi anticiper l’évolution de votre entreprise. De cette situation, il est possible de s’agrandir au sein même de votre immeuble actuel sur d’autres étages. Et les avantages sont nombreux !
Vous pourrez conserver votre adresse, les habitudes des collaborateurs ne changeront pas. Le tout en profitant de m2 supplémentaires pour redistribuer l’espace.
Toutefois, cette solution a ses limites. L’augmentation des quotes-parts des parties communes et les problématiques budgétaires peuvent en effet être un frein.
À terme, la volonté de mutualiser et réunir toutes les équipes sur un seul et même plateau prend le dessus.
« C’est notre connaissance de la problématique immobilière de nos clients qui nous permet d’être pertinent dans nos propositions et nos concepts. » Audrey Potier, Chef de Projet et Chargée d’Affaires
Je souhaite rétrécir la taille de mes locaux
Une fin de bail peut aussi être l’occasion de rétrécir la taille de ses locaux. Et le contexte y est d’ailleurs pour quelque chose ! La crise sanitaire et l’hybridation des modes de travail étayent cette solution. L’enjeu sera alors de trouver un espace qui correspond parfaitement à votre nouvelle façon de travailler.
Le saviez-vous ? L’immobilier représente le deuxième poste de coût pour une entreprise après la masse salariale. |
Par ailleurs, adopter des locaux plus petits peut aussi être le résultat de la création d’une antenne ou d’une filiale de votre entreprise pour un projet précis.
Ainsi, une petite surface peut être aménagée.
J’arrive à l’échéance de mes 9 années de bail
Votre bail se termine, c’est l’occasion idéale de faire un tour sur le marché immobilier. De quoi trouver un prix marché attrayant et faire des économies de loyer. Cette situation amène une autre opportunité, celle de renégocier son bail actuel afin de donner un nouveau souffle à vos locaux.
« Rénover l’intérieur de ses locaux, améliorer ses équipements ou changer son mobilier suffit parfois à transformer vos habitudes de travail. » Audrey Potier, Chef de Projet et Chargée d’Affaires
Ma société fait partie d’une fusion-acquisition
Pour cette situation, Audrey évoque un cas réel avec un client de Groupe Global.
Suite à une fusion/acquisition, celui-ci devait rejoindre le groupe principal dans des bureaux à la configuration classique. Tout était en opposition avec leur ancien plateau « comme à la maison » spacieux et confidentiel !
« Notre enjeu était d’intégrer de nouvelles équipes en prenant en compte la dimension sociale. Il fallait trouver l’équilibre entre l’identité des équipes et le respect de l’image du groupe. » Audrey Potier, Chef de Projet et Chargée d’Affaires
L’aménagement aura duré 2 mois sur un plateau profond de 700m2.
Au programme ? La transformation d’un plateau peu attrayant sur le papier (car beaucoup de postes se situaient loin de fenêtres) en un espace particulièrement attractif.
On a tout donné sur la décoration, les luminaires et le mobilier !
Résultat : les nouveaux collaborateurs aiment y travailler pour l’ambiance chaleureuse et l’harmonie générale, même loin des fenêtres !
Le saviez-vous ? La fin de bail pose une autre question, celle de la qualité de vie au travail. Avoir une démarche QVT, notamment à ce moment précis, réduirait de 25% l’absentéisme au travail. * |
Le renouvellement ou la fin de bail, un changement clé dans la vie d’une entreprise
Les 4 questions à se poser avant de se lancer
1/ Quelles sont les limites de mon entreprise dans l’espace actuel ?
2/ Qu’est-ce qui me manque (m2, postes de travail, espaces réunion, place du village, lien article…) ?
3/ Comment puis-je anticiper la croissance de ma société sur le long terme ?
4/ Est-ce que des solutions à mes problématiques existent en conservant mon espace de travail actuel ?
Les 3 conseils indispensables pour maîtriser le timing
1/ Ne pas attendre le dernier moment pour consulter un aménageur. On vous conseille de faire un premier rendez-vous avant de partir en visite pour être conscient des différents aspects du projet.
2/ Ne pas attendre d’être en négociation de bail pour réfléchir au space-planning.
3/ Penser à la remise en état de vos locaux. En effet, le déménagement doit intervenir en amont de la fin de bail. Ainsi, les travaux de remise en état pourront être réalisés à temps pour l’état des lieux de sortie.
Le saviez-vous ? Groupe Global vous aide en amont dans votre programmation architecturale et dans la faisabilité financière de la partie aménagement sur la base de la fameuse question « Stay or Go » : rester ou partir ? |
Lire aussi : Le rôle de l’aménageur dans un déménagement
La fin de bail, une opportunité de changement
Le plus souvent, la fin de bail implique une évolution de son entreprise. Et c’est d’autant plus vrai pour notre client Service Plan, une agence de communication ! Nous sommes intervenus de mars à mai 2022 dans un contexte où leur ancien immeuble devenait de plus en plus vide suite à une restructuration, des départs et un changement de direction.
Il fallait rationaliser les surfaces en changeant les codes décoratifs du tout au tout pour permettre à l’agence de prendre un autre virage et redémarrer du bon pied. Le tout en passant de 4000 à 2000m2 et en prenant en compte la croissance du groupe.
« Le nouvel aménagement s’est établi sur un véritable parti-pris avec une place du village, une identité visuelle forte et des bureaux pour recevoir les nouvelles recrues. » Audrey Potier, Chef de Projet et Chargée d’Affaires
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Groupe Global est bien entendu partenaire de ses clients, mais aussi des acteurs de l’immobilier. Notre connaissance des enjeux en ce qui concerne la fin de bail nous permet de répondre avec précision et pertinence à toutes vos attentes.
*Source : The Art of Health Promotion
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