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Après avoir échangé avec Fabien, architecte d'intérieur responsable du projet, sur la conception des nouveaux bureaux parisiens de Groupe Global, et discuté du mobilier et du réemploi avec Jennifer, Responsable du pôle Mobilier, nous abordons aujourd’hui la dimension humaine. Chloé Athlan, Responsable des Ressources Humaines, nous fait part des défis complexes liés au maintien d'un environnement de travail agréable malgré les perturbations causées par les travaux.
Depuis fin octobre, Groupe Global a lancé des travaux de réaménagement, entraînant d'importants changements pour les collaborateurs. Peux-tu expliquer les adaptations des politiques de l'entreprise visant à assurer une continuité du travail sans perturbations ?
Chloé Athlan : Le projet de réaménagement était complexe car il requiert plusieurs changements dans les habitudes de travail des collaborateurs. Malgré l’approche du flex office initiée en amont des travaux, on ne peut nier que les habitudes de chacun sont profondément enracinées. La difficulté réside dans l’évolution de notre environnement, tout en continuant à y travailler : c'est ce que l'on appelle un chantier en milieu occupé.
Les collaborateurs vivent depuis plusieurs mois dans un lieu restreint, avec un confort non optimal et avec des nuisances sonores. Par exemple, nous ne disposons plus d’espace de restauration à proprement parlé. Ainsi, sur une plage horaire de deux heures environ, les collaborateurs déjeunent au milieu de ceux qui continuent de travailler, entraînant du passage fréquent et des interférences. Même si ces contraintes sont temporaires, elles peuvent engendrer des frustrations et il est important d’y être attentif.
Pour pallier ces contraintes, notre politique de télétravail a été révisée. Auparavant, elle permettait une journée par semaine chez soi. Dans le contexte actuel, elle permet désormais de rester à la maison deux jours par semaine. Ces jours de télétravail sont imposés pour aider à fluidifier les espaces et à ne pas dépasser la jauge maximale de présence, un peu comme lors de l’épisode de COVID.
Qu’est-ce que représente, en termes de défis pour les Ressources Humaines, le fait d’avoir un chantier en milieu occupé ?
Comme expliqué précédemment, la contestation peut être présente car il y a parfois des problèmes de connectiques aux écrans, de bruit ambiant puisque les espaces ne sont pas optimisés et qu'il y a un manque de salles de réunion. Tout le monde en est conscient et nous savons que ces contraintes sont temporaires et qu’elles visent à améliorer nos espaces de travail d’ici peu de temps.
Concernant le télétravail, nous avons fait le choix de ne pas laisser les collaborateurs en travail à distance intégral sur toute la durée des travaux. Avant la pandémie, le télétravail n'était pas pratiqué dans notre entreprise. Cette période nous a permis d'adopter rapidement cette organisation et d'instaurer une certaine flexibilité. Dans le contexte actuel des travaux, le passage au télétravail total aurait été compliqué. Tout d’abord, nous souhaitons conserver l’égalité entre tous les collaborateurs et si certaines personnes ont moins de difficulté à travailler chez elle, ce n’est pas forcément le cas d’autres. De plus, il ne faut pas oublier que certains salariés n’ont pas un environnement adapté pour faire du télétravail. Enfin, il y a un vrai besoin de créer du lien social et celui-ci ne pourra jamais être remplacé par des réunions Teams.
Pour mon métier de Responsable RH, être au bureau avec mes collègues me permet d’évaluer l’humeur générale et les employés sont plus enclins à me contacter en personne. Si tout le monde travaillait à domicile, je n’aurais plus de contact et je perdrais des informations importantes.
Comment envisages-tu l’avenir dans les nouveaux bureaux, notamment au niveau de la mise en place du flex office et du clean desk ?
Dans notre ancien aménagement, le flex office était en place mais la possibilité de travailler dans n’importe quel espace n’existait pas. À l'avenir, il sera possible de se connecter à n'importe quel écran et de travailler. Les nouveaux bureaux ont été conçus avec des univers distincts et nous avons abandonné les longs benchs pour éviter d'avoir plus de six personnes ensemble. Les salles destinées aux discussions seront limitées à un maximum de quatre personnes, ce qui obligera à des rotations.
Bien entendu, c’est une sacrée organisation car il est certain que les habitudes de travail vont changer ! D’ailleurs, dans le cadre de la RSE, avec Cloé, Chargée de RH, nous sommes en train de définir des chartes, dont celle du flex office et du clean desk, et nous demanderons à l'ensemble des collaborateurs d'y adhérer et de les signer.
Pour le service RH de Groupe Global, tu as souhaité ne pas avoir de bureaux fermés. Peux-tu expliquer ce choix ?
Tout simplement car dans l’ancienne configuration des bureaux, je n’avais déjà plus de bureau fermé. Il y a quelques temps, Groupe Global avait fait le choix de décloisonner les bureaux de la direction en les transformant en un espace ouvert avec un bench de quatre places. Pour être tout à fait honnête, je craignais que les collaborateurs n'oseraient plus venir me voir. Finalement, cela ne les a pas du tout bloqués ! De plus, en sortant de la configuration d’un bureau fermé et en me déplaçant de bench en bench, je me suis rendu compte que je comprenais mieux le quotidien des collaborateurs et ce qu'ils vivent. C’est pour cela que dans notre nouvel aménagement, je souhaitais conserver cette proximité avec les équipes.
Penses-tu que les services de Ressources Humaines occupent une position plus importante dans les projets de déménagement et de réaménagement des entreprises ?
Oui, les Ressources Humaines font de plus en plus partie des réunions de réflexion sur les projets d’aménagement. Elles sont désormais des parties prenantes à part entière.
Aujourd’hui, le bureau n’est plus qu’un simple sujet fonctionnel mais il désormais la liaison directe avec la QVCT. La fonction RH a vraiment évolué depuis la pandémie de COVID-19 et les directions et les collaborateurs comprennent davantage son importance pour maintenir un équilibre dans l’entreprise. En tant que RRH, je n’ai pas vraiment mon mot à dire sur le choix des matériaux, de la décoration... tout simplement car ce n’est pas mon métier. En revanche, dans l'analyse de la manière dont les employés vont intégrer les changements et y adhérer, les services RH ont une place essentielle.
Comment comptes-tu évaluer le bien-être des collaborateurs dans les futurs bureaux de l’entreprise ?
Nous réalisons une enquête QVCT chaque année pour évaluer le moral des équipes. Nous lancerons également l’évaluation pour le label Great Place To Work, qui est lui aussi lié à la QVCT. Great Place To Work interroge sur la manière dont les collaborateurs se sentent au sein de la structure, de leur environnement de travail et sur ce qui est mis en place pour eux.
Il ne faut pas oublier qu’en cinq ans, Groupe Global a considérablement évolué ! Nous transformons à la fois nos process internes, nos bureaux, nos outils... Les collaborateurs les plus anciens disent que nous n'avons jamais cessé de progresser. Nous aspirons à devenir une entreprise ayant un impact significatif, que ce soit auprès de nos salariés, de nos clients et plus largement auprès de tout notre écosystème.
Groupe Global a un avenir prometteur, construit autour de ses collaborateurs et de leurs contributions. Que ce soit dans les travaux ou dans d'autres aspects, nous veillons à ce que l'union entre la structure et les collaborateurs continue à avoir de belles années devant elle.