- 22 nov. 2023
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L’impact psychologique du flex office sur vos équipes

Le flex office, ce terme qu’on entend au quotidien, insuffle de nombreuses réflexions chez Groupe Global. Nous nous sommes intéressés à son impact psychologique sur les collaborateurs qui vivront ce changement. Qu’est-ce qui va évoluer dans la façon de travailler ? À quoi ressemblera le nouvel environnement professionnel ? Comment s’organiser ?

Autant de questions à se poser dans un contexte post-Covid qui a profondément transformé notre rapport au travail. Car oui, au-delà du cœur de l’entreprise, il faut prendre en compte toute une démarche de fonctionnement global en incluant le télétravail.

« Le flex office correspond aux aspirations des salariés qui amènent de nouveaux modes de travail »

Standing desk avec deux personnes qui travaillent

Les impacts psychologiques positifs du flex office

Si le flex office est accompagné d’une conduite au changement et qu’il est mis en place de manière raisonnée, il possède une vraie valeur positive pour vos équipes.

Et les bienfaits sont multiples :

Le flex office favorise le sentiment d’équité et d’inclusion en effaçant certaines barrières hiérarchiques trop rigides ;
La perte mètres carrés a un côté effrayant. Et pourtant ! Si on ajoute plus d’espaces informels, comme une Place du Village, c’est la qualité de vie au travail de vos collaborateurs qui est améliorée ;
Les échanges entre les managers et leurs équipes deviennent plus accessibles et fluides ;
Si on y réfléchit bien, s’installer dans un espace adapté à chaque tâche de la journée développe d’autant plus la productivité de vos équipes ;
Enfin, l’autonomie et la liberté qu’apporte le flex office permet de répondre aux nouvelles aspirations des collaborateurs.

Que se passerait-il si l’aménagement du flex-office n’était pas maîtrisé ?

Rappel important : le flex office, de manière quasi systématique, révèle les failles de votre entreprise. C’est ici que la conduite au changement entre en scène pour répondre du mieux possible aux remises en question de vos collaborateurs. Avant tout, un ressenti ou une perception négative au changement peut évoluer grâce à un accompagnement adapté à la typologie de vos équipes.

Voici quelques points d’alerte à connaître pour trouver la solution d’accompagnement la plus adaptée :

Les personnes de nature inquiète et qui ressentent de l’insécurité au travail ne verront pas le flex office d’un bon œil ;
La dépersonnalisation des espaces de travail mène parfois aux angoisses et à la lutte des places ;
Les casiers sont également une source d’anxiété liée à la perte de la notion de propriété ;
Le fait de ne pas avoir un bureau attitré impacte les équipes. Vos employés peuvent ressentir la perte du sentiment d’appartenance à l’entreprise et de leurs repères. Toute la construction mentale peut alors s’écrouler ;
Lors des ateliers, on remarque régulièrement des sentiments d’incertitude sur les nouveaux rôles professionnels.

« L’incertitude et l’insécurité sont les principales sources de stress qui impactent les salariés » (Panchal et Cartwright, 2001 ; Mack et al., 1998) Comment mettre en place un flex-office à impact psychologique positif ?

1. Privilégier un flex office raisonné

Le flex office raisonné permet de répondre positivement à tous les questionnements de vos équipes. Il s’agit d’une variante privilégiée où le flex office est organisé par service, par pôle de travail ou par entité. De quoi éviter le bureau binaire et les bureaux individuels sous-utilisés. La différence réside dans la personnalisation de l’espace de façon collective. Pour mettre en place un flex office raisonné, il faut tout remettre à plat pour aménager en fonction de vos usages. Sans oublier d’ajouter des marqueurs d’appartenance.

Le saviez-vous ?

Le rôle de la place du village dans une organisation flex office est fondamental. Cet espace commun permet de créer un nouveau repère spatio-temporel, une référence collective.

« Trouver un autre moyen de montrer sa reconnaissance auprès de ses équipes, au-delà et avec les espaces, c’est la clé d’un flex-office réussi ». Émilie, Architecte d'Intérieur

2. Mettre en place un accompagnement au changement

L’accompagnement au changement permet d’expliquer le fonctionnement du flex office et ses bénéfices. Vos équipes pourront alors se projeter dans l’espace au détour d’ateliers. En tant que directeur d’entreprise, cet accompagnement vous permet aussi de vous poser les bonnes questions pour faire du flex office un véritable atout. Un changement réussi se construit autour de deux facteurs :

Être transparent sur la raison de ce changement ;
Inclure vos collaborateurs permet de faire circuler l’information de manière efficace.

3. Inclure vos managers dans le changement

En tant que traducteurs du changement, vos managers seront des alliés précieux dans la mise en place du flex office. Le défi final reste donc d’établir une communication réussie à la fois formelle et informelle avec eux pour l’insuffler aux équipes. « Le processus de la conduite du changement s’appuie […] sur un climat de confiance que le manager a pour responsabilité de créer et d’alimenter » (Vaillancourt, 2006, p.163).

___________________________________________________________________ Et l’impact psychologique des managers alors ?

Alors que les défis sont nombreux, être manager en flex office ça s’apprend. De toute évidence, sa façon de guider ses équipes devra s’adapter à la nouvelle organisation. C’est pourquoi il doit pouvoir bénéficier d’un accompagnement sur mesure.

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Conclusion

Même s’il est raisonné, le flex office est un changement de grande envergure dans la vie d’une entreprise, mais surtout dans le quotidien de vos collaborateurs. Le penser et le concevoir en amont permet ainsi de faire face aux projections négatives de chacun.

Sources