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La conduite au changement appliquée à l’aménagement d’espaces de travail






« Aujourd’hui, le lieu de travail est associé à de nouvelles symboliques : le lien, l’échange, l’apprentissage et le rééquilibrage entre la vie pro et perso. »

Aujourd’hui, nous avons décidé de donner la parole à Émilie Gasquet, architecte d’intérieur et experte workspace.

Sa vision lucide et éveillée sur la conduite au changement dès la conception de votre espace de travail ne pourra que vous aiguiller !





La conduite au changement, à quoi ça ressemble ?


Notre vision


Selon une étude IFOP réalisée en 2016, mais qui reste particulièrement d’actualité, « le changement est inhérent à l’entreprise : 93 % des interrogés déclarent avoir connu un changement sur les trois dernières années. »

La conduite au changement, c’est tout simplement faire interagir les différents métiers d’une même entreprise pour redonner du sens et de la valeur. Pour que ce mouvement soit réussi, il est nécessaire de réfléchir ensemble à des typologies d’usage selon les professions.

« Dans le monde de l’aménagement, la conduite au changement c’est avant tout aider une entreprise à trouver le bon tempo et la bonne synergie. » Émilie Gasquet, Architecte d'intérieure et Experte Workspace

Cette transition fait également écho à un des piliers de la politique RSE : vivre dans un environnement de travail plus juste pour chacun.



Un contexte propice au changement

« Suite à la pandémie et l’expérience du télétravail, 47% des dirigeants interrogés envisageaient de réduire la surface de leurs bureaux, 45% envisageaient de reconsidérer la localisation des bureaux et 42% d’ouvrir de nouveaux bureaux dans d’autres régions. Des chiffres significatifs qui montrent sans conteste le nouveau paradigme des espaces de travail. »

Étude de Robert Half sur l’emploi en 2022.

La conduite au changement s’est d’autant plus développée un peu avant le Covid-19.

Pour autant, la crise sanitaire a été un véritable accélérateur.

Aujourd’hui, les moyens technologiques et la « digital workplace » permettent d’embrasser le changement avec plus de sérénité.



Découvrez ce que la pandémie a révélé sur nos façons de travailler :



Pas de formule magique, mais plutôt une grande écoute


Le sujet de la transition et de la conduite au changement, c’est avant tout un accompagnement personnalisé et propre à chaque collaboration. Il ne peut pas y avoir une uniformisation de l’entreprise, et c’est tant mieux !

Selon un article relaté par l’ARSEG sur LinkedIn, « Tout part de l’écoute des collaborateurs ».

Le saviez-vous ? Selon l’étude IFOP, 67% des personnes interrogées estiment que la direction ne tient pas compte de leurs retours. Plus significatif encore, 63% n’ont pas eu l’opportunité de s’exprimer sur la conduite au changement de leur entreprise !

L’accompagnement au changement doit toujours être préparé.

Si nous devions donner un fondamental, ce serait d’expliquer clairement aux équipes l’évolution en marche tout en restant ouvert aux retours. En effet, les enjeux sont de taille.

Cette phase de communication transparente permet, entre autres, de préparer les collaborateurs du mieux possible en évitant les frustrations et en leur donnant la parole. De cette manière, ils prendront part à cette transition et se sentiront impliqués, tout naturellement.




Les premiers pas vers un nouveau mode de travail, le vôtre

Déménager son entreprise

Dans le domaine de l’aménagement de bureaux, la conduite au changement intervient bien souvent à l’occasion d’un déménagement de l’entreprise. Que ce soit au moment où celle-ci s’est développée ou a réduit ses effectifs.


Le choix des nouveaux locaux, un enjeu déterminant

L’accompagnement au changement se développe à travers le choix des locaux avec vous. Vient ensuite l’étude de tous les éléments liés tels que le bâtiment, les services, l’environnement extérieur ou encore les synergies du plateau selon la typologie de l’immeuble. Votre conseiller vous accompagne dès le début !








Placer l’entreprise commanditaire au centre de l’équation


On peut vite faire fausse route en mettant en place un changement d’espace de travail qui résulte d’une volonté de suivre une « tendance ». En effet, votre transition doit avant tout être le résultat d’un besoin, d’une conviction profondément sincère.


Accompagner votre singularité

Chaque membre de votre équipe et chaque entreprise possèdent une singularité propre. L’objectif est alors de favoriser ce qui vous rend unique. Cette singularité est ensuite traduite à travers un nouvel agencement qui vous ressemble.





« Le discours qui consiste à dire que l’entreprise forme les gens est obsolète. C’est le contraire, ce sont les gens qui forment l’entreprise. » Émilie Gasquet, Architecte d'intérieure et Experte Workspace

Ainsi, la force du groupe prend vie à travers toutes les individualités. Celles-ci doivent fonctionner dans leur unicité, mais aussi au sein du groupe.


Les ambassadeurs du changement

Travailler avec des ambassadeurs du changement au sein de votre équipe, c’est un peu la clé pour atteindre l’objectif de la transition. Ces ambassadeurs sont sélectionnés parmi vos collaborateurs qui incarnent le mieux la conduite au changement.

Et le choix des personnes est déterminant. Les personnes qui ont le plus de charisme et la capacité à réunir les équipes sont privilégiées.


« La conduite au changement ne peut se faire qu’avec l’aval de vos collaborateurs »

La co-conception

Faire appel à un véritable conseiller implique souvent de travailler en co-conception. Cette collaboration permet d’éviter le fameux moment de flottement au moment de la prise de poste dans les nouveaux espaces de travail. Grâce à cette façon de travailler, les équipes sont prêtes dès leur arrivée au sein de leur nouvel espace.



Le rôle de votre conseiller est d’accompagner vos équipes dans un nouveau fonctionnement et un nouvel environnement de travail.


Voici quelques exemples pour y parvenir :

  • Des ateliers d’initiation au flex-office par exemple pour répondre à toutes les questions liées au changement de l’espace de travail.

  • La visite de showrooms mobilier avec les ambassadeurs pour leur donner un pouvoir de décision.

  • Des ateliers sur la rédaction par vos équipes d’une charte de bonne conduite.

Créer un environnement de travail à votre image

Un agencement qui a du sens

Nous sommes tous d’accord pour dire qu’il y a un temps pour tout et pour toutes les activités de chaque collaborateur durant la journée. Entre zones collaboratives et de concentration, le changement de l’espace de travail prend tout son sens.

Alors que le « vivre-ensemble » est un élément fondamental de la conduite au changement, faire tomber les barrières hiérarchiques visuellement est nécessaire.

De quoi faire circuler plus librement la parole et l’information.


L’hybridation des modes de travail

L’hybridation des modes de travail entre chez soi et au bureau ne peut fonctionner sans un équipement IT de grande qualité. La première question à se poser reste : est-ce que chaque collaborateur est équipé d’un ordinateur et d’une bonne connexion internet ?

Au sein des espaces de travail, la « digital workplace » doit être considérablement développée. Les salles de réunions ultra-connectées, le wi-fi dans tous les espaces et les prises parsemées partout seront nécessaires.



« Notre ligne de conduite s’articule autour du bien-être du collaborateur, c’est ce qu’on défend au quotidien. »

Comment favoriser le bien-être à travers le flex-office ?

Le flex-office se définit souvent par le fait de ne pas avoir de poste de travail attribué. Lors de son agencement, il peut faire l’objet d’angoisses en raison de la perte de repères.

Le rôle de l’aménageur sera alors de retranscrire les m2 qui ne sont plus attribués personnellement à chaque membre de l’équipe vers les espaces communs.

Par exemple, il est possible de créer de plus grands espaces pour déjeuner, de proposer plusieurs typologies d’assises et plus de salles de réunion.



Le saviez-vous ? Pour qu’un flex-office fonctionne, la mise en place de casiers de plus ou moins grandes tailles selon les services est un pré-requis !



 

Au même titre que la transformation digitale du début des années 2000, le paradigme du bureau « agile » est en train de s’épanouir.

Si on poursuit ce parallèle, on peut s’attendre à voir de nouveaux besoins d’accompagnement au changement. Et c’est tous les niveaux de l’entreprise qui seront concernés, de la Direction Générale et Financière aux Ressources Humaines par exemple. Nous sommes tous acteurs du changement, pas vrai ?







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