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Si vous vous posez des questions sur l’organisation en flex office au sein de vos espaces de travail, cet article est fait pour vous ! Groupe Global vous donne les clés pour vous lancer sereinement dans une nouvelle organisation qui, sans aucun doute, changera profondément les habitudes de travail de vos équipes. Le défi ? Garder sa propre identité dans un contexte où nous n’attribuons plus un poste de travail précis à chaque employé.
Le flex office, c’est quoi ?
Définition
Le flex office se définit par sa flexibilité et son agilité avant tout ! En effet, aucun membre de votre équipe n’a de bureau attitré. Mais le sujet est plus complexe qu’il n’y parait. On peut aussi définir le flex office comme l’aménagement spatial qui correspond à une nouvelle méthode de travail, un nouveau schéma de pensée. Le flex office est arrivé en France dans les années 90, non pas pour une question de praticité mais plutôt pour optimiser les coûts d’une entreprise. Aujourd’hui, cette façon de travailler a pris de l’ampleur à travers le développement du télétravail.
Le saviez-vous ? Cette organisation puise ses origines dans la vision du travail anglo-saxonne. |
Les 4 avantages du flex office
L’optimisation des coûts : si le flex office s’adapte au fonctionnement de votre société.
La création de lien inter-espaces : pour un environnement de travail où les différents espaces sont connectés.
Le renforcement de l’esprit d’équipe : de quoi créer de l’empathie entre les collaborateurs et comprendre ce que chacun fait au quotidien.
L’atténuation des barrières hiérarchiques trop fortes : pour travailler en mode projet plus facilement.
Les idées reçues du flex office
💭 « Le flex office, c’est moderne »
Dans l’imaginaire collectif, le flex office c’est nouveau. Pourtant, ce fonctionnement existe depuis 40 ans même s’il est arrivé plus tardivement en France.
💭 « Le flex office correspond systématiquement à des espaces plus ouverts »
Eh bien… Pas forcément. Un bureau fermé non attitré, c’est aussi du flex office !
« Décloisonner un espace de travail ne veut pas forcément dire que c’est du flex office ». Thibault, Responsable Pôle chef de projet
💭 « Le flex office, c’est simple à mettre en place »
Il n’est pas toujours évident de mettre en œuvre ces nouveaux modes d’organisation en fonction du type de votre entreprise. Le flex office ne s’adapte pas à toutes les typologies et les tailles d’entreprises.
Les 3 points d’alerte à prendre en compte avant la mise en place d’un flex office dans votre entreprise
1. La conduite au changement
L’étape préalable à l’aménagement du flex office, c’est la conduite au changement qui implique le plus souvent une refonte totale de l’organisation de votre entreprise. Ce n’est pas l’aménagement de l’espace en lui-même qui va insuffler le changement. Il n’est en effet que l’aboutissement d’une conduite au changement menée au préalable.
Par ailleurs, la prise de conscience des managers sur la nouvelle organisation est fondamentale. Il est nécessaire d’accorder les acteurs de ce changement pour qu’ils tiennent le même discours.
2. Les limites psychologiques et humaines
Le flex office ne se définit pas par l’aménagement spatial, mais avant tout par la mentalité de vos équipes. Il faut pouvoir anticiper la dépersonnalisation du poste de travail avec un accompagnement en conception.
La notion d’engagement et d’appartenance est à prendre en considération dès le début. Surtout que « 42 % des actifs interrogés ne se sentent plus engagés dans leur travail et ne font plus que le minimum * ».
Concrètement ? Les ateliers d’initiation au flex office permettent par exemple de répondre à toutes les questions liées au changement de l’espace de travail.
« La mise en place d’un flex office doit toujours être au service du bien-être au travail ». Thibault, Responsable Pôle chef de projet
3. L’acoustique
Imaginez… Un collaborateur a besoin de se concentrer mais se retrouve à côté d'un commercial qui passe son temps au téléphone.
Si on devait nommer une des contraintes principales du flex office, on parlerait bien sûr de l’acoustique. Tout ouvrir et ne rien entendre, c’est évidemment compliqué à gérer. À terme, une mauvaise gestion acoustique a des conséquences sur le moral, la productivité et la concentration de vos équipes.
Le saviez-vous ? La concentration au travail fait partie des principaux motifs d’insatisfaction des collaborateurs, « 37 % des actifs travaillant au bureau expriment des difficultés à se concentrer* ». |
Variante : le flex office par service !
Une solution viable
Et si la solution viable au flex office était celle d’une réorganisation des espaces par service, par pôle de travail ou par entité ? Cette variante est souvent privilégiée par Groupe Global pour répondre à vos besoins.
Sur votre espace de travail, on parle d’un flex office organisé autour d’une Agora ou d'une Place du Village avec une attention particulière portée à l’accueil. Du reste, l’open-space et les grands espaces ouverts prennent vie, tout comme l’éventuel bureau fixe pour le manager. Ensuite, nous adaptons votre aménagement en fonction de la mobilité de vos collaborateurs.
« Le rôle de l’aménageur est de retranscrire les m² qui ne sont plus attribués personnellement à chaque membre de l’équipe vers les espaces collaboratifs ». Émilie, Architecte d’intérieur et experte workplace
Pour vos équipes majoritairement nomades
Voici quelques bonnes pratiques pour intégrer efficacement le travail nomade :
Installer les équipes majoritairement nomades près des entrées et des accès
Aménager des bubbles et des phones-box
Installer des bureaux et des plateaux ouverts en open-space et en coworking
Mettre en place un système de casier
Privilégier le mobilier et les espaces informels
Pour vos équipes majoritairement sédentaires
Voici quelques bonnes pratiques :
Installer les équipes majoritairement sédentaires loin des accès et des entrées à travers des espaces plus confidentiels
Aménager des bureaux fermés ou quelques bureaux individuels
Privilégier les salles de réunion selon la typologie de vos équipes
Le saviez-vous ? L’esthétique de l’espace de travail a aussi un rôle à jouer. Chez The Office par exemple, nous avons misé sur les contrastes de couleurs pour identifier les différents espaces. |
Conclusion
En quelques mots, n’oubliez pas de nuancer la mise en place d’un flex office dans votre entreprise. Prenez en compte tout l’écosystème : les enjeux de conduite au changement, de culture d’entreprise, d’acoustique et de psychologie des équipes pour un flex office réussi !
* Source : 10e Baromètre ACTINEO de la Qualité de Vie au Travail
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